ERP System

Part 1: ERP

Enterprise Resource Planning menurut Leon, A (2003) merupakan suatu metode industri dalam mengupayakan proses bisnis yang lebih efisien dengan membagi informasi antar bisnis  proses dan menjalankan bisnis secara elektronik. ERP (Enterprise Resource Planning) atau dalam bahasa Indonesia sering disebut dengan Perencanaan Sumberdaya Perusahaan adalah struktur sistem informasi yang digunakan untuk mengintegrasikan proses bisnis dalam perusahaan manufaktur/jasa yang meliputi operasional dan distribusi produk yang dihasilkan. Tujuan dari implementasi ERP adalah menyatukan semua divisi yang ada dalam perusahaan menjadi satu sistem yang dapat dikendalikan secara terpusat. ERP lebih ditujukan pada sistem back-office. ERP tidak bersentuhan secara langsung dengan konsumen.Enterprise Resource Planning (ERP) sering disebut sebagai Back Office System yaitu tidak adanya keterlibatan customer dalam sistem dan berbeda dengan  Front Office System yang melibatkan customer secara langsung seperti sistem e-Commerce, Customer Relationship Management (CRM), e-Governmen Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan perkembangan dari Manufacturing Resource Planning (MRPII) yang juga merupakan hasil pengembangan dari Material Requirement Planning (MRP). ERP berfungsi untuk mengintegrasikan seluruh proses yang ada sehingga dapat menjadi satu-satunya sumber informasi yang diperlukan dalam menjalankan operasional perusahaan secara real time.

Part 2: ERP Implementation

Implementasi ERP pada perusahaan yang mempunyai harapan untuk mempercepat proses bisnis, meningkatkan efisiensi, dan meraup pendapatan yang lebih besar. Namun, pada saat implementasi banyak faktor yang dapat menggagalkan implementasi dan merupakan masalah yang dihadapi antara lain :

1. Manajemen tidak menyediakan proyek tim yang terbaik pada proyek implementasi menyangkut kompetensi anggota tim, kredibilitas dan kreativitas tim proyek, kepemimpinan tim yang efektif, komitmen tim, tanggung jawab tim, jumlah tim yang memadai, tanggungjawab yang tumpang tindih pada tim, pendekatan kerja yang kurang jelas, tujuan yang tidak dipahami oleh tim proyek.
2. Manajemen tidak mampu membedakan bahwa e-business bukanlah sekedar investasi teknologi informasi melainkan perbaikan proses bisnis atau peningkatan bisnis dengan didukung teknologi informasi. Akibatnya nilai investasi e-business yang ditanamkan tak bisa kembali, karena banyak pimpinan perusahaan yang memiliki pengertian bahwa e-business adalah sekedar investasi teknologi informasi, bukan investasi bisnis yang didukung teknologi informasi.

Konsep ERP sendiri mengalami perkembangan yang cukup panjang. Berawal dari dunia industri yang memulainya dengan Material Resource Planning (MRP), Close-Loop MRP, Manufacturing Resource Planning, ERP, Extended ERP II.

Implementasi ERP.

Layak sebuah sistem informasi, sebagai sebuah proses implementasi ERP dapat dibagi menjadi tiga fase. Yaitu fase inisiasi, pelaksanaan dan penyelesaian proses. Namun secara lebih mendetail, fase-fase ini dibagi menjadi fase insiasi, fase evaluasi, fase negosiasi dan persetujuan, fase modifikasi, fase penyelesaian, dan fase eksploitasi. Diantara fase-fase ini sangant mungkin terdapat tambahan tahapan rekayasa proses bisnis dan konversi data. Sebagaimana dijelaskan pada bagian awal, tujuan dari implementasi ERP adalah untuk menjalankan bisnis dengan lebih baik. Oleh Karena itu, implementasi harus dilakukan oleh orang yang menjalankan bisnis itu sendiri.  Bagaimana implementasi ERP dapat dilakukan dengan baik tentunya membutuhkan beberapa prasyarat dan kondisi sebagai berikut :

1. Implementasi ERP merupakan proyek besar yang mencakup proses pengambilan keputusan dan melibatkan banyak orang di perusahaan, termasuk manajemen.
2. Implementasi ERP harus dikerjakan oleh orang-orang yang terlibat dalam proses bisnis sehingga tanggung jawabnya tidak dapat diserahkan sepenuhnya kepada vendor. Konsultan atau vendor memang dapat membantu dalam transfer pengetahuan, namun pelaku bisnis adalah pihak yang paling mengerti serta memiliki kewenangan dan otoritas untuk mengubah cara dalam mengerjakan sesuatu.
3. Implementasi ERP dapat berjalan apabila melibatkan pihak / orang yang kelak akan mengoperasikan sistem tersebut. Oleh karenanya tidak dapat dipisahkan antara implementator dengan user.  Mereka harus menjadi bagian yang menyatu dalam sebuah tim.
4. Implementasi ERP membutuhkan pengorbanan waktu dari serangkaian pekerjaan rutin yang dilakukan oleh orang yang terlibat dalam bisnis dan operasional sehari-hari. Proses implementasi memang tidak dapat dijadikan prioritas utama, tetapi tidak boleh dijadikan prioritas kedua dibawah prioritas rutin dalam menjalankan bisnis dan operasional. Dalam hal ini dibutuhkan kerelaan untuk meluangkan waktu.
5. ERP adalah bukan sekedar suatu sistem komputer. ERP merupakan ‘people system’ yang dijalankan dengan dukungan software dan hardware. Sehingga membutuhkan dukungan dan partisipasi dan manajemen. Dukungan dan keterlibatan manajemen inilah yang sangat menentukan keberhasilan.
6. ERP memerlukan serangkaian nilai baru dalam menjalankan bisnis. Jika perusahaan yang menerapkan ERP tidak mampu mengubah proses kerja, maka implementasi ERP akan berakibat buruk. Karena aliran data antar fungsi akan terjadi dengan sangat cepat.

Personnel Management, Personnel Time Management, Payroll, Training and Event Management, Organizational Management, Travel Management. Beberapa tips yang dapat diadopsi dalam rangka implementasi ERP di suatu perusahaan/organisasi, yaitu :

1. Knowledge & Experience

Knowledge adalah pengetahuan tentang bagaimana cara sebuah proses seharusnya dilakukan, jika segala sesuatunya berjalan lancar. Experience adalah pemahaman terhadap kenyataan tentang bagaimana sebuah proses seharusnya dikerjakan dengan kemungkinan munculnya permasalahan. Knowledge tanpa experience menyebabkan orang membuat perencanaan yang terlihat sempurna tetapi kemudian terbukti tidak bisa diimplementasikan. Experience tanpa knowledge bisa menyebabkan terulangnya atau terakumulasinya kesalahan dan kekeliruan karena tidak dibekali dengan pemahaman yg cukup.

2.  Selection Methodology

Ada struktur proses seleksi yang sebaiknya dilakukan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan dalam memilih ERP. Proses seleksi tidak harus selalu rumit agar efektif. Yang penting organized, focused dan simple. Proses seleksi ini biasanya berkisar antara 5-6 bulan sejak dimulai hingga penandatanganan order pembelian ERP. Berikut ini adalah akivitas yg sebaiknya dilakukan sebagai bagian dari proses pemilihan software ERP: analisa strategi bisnis, analisa sumber daya manusia, analisa infrastruktur dan analisa software.

3.  Analisa Business Strategy.

Mencakup beberapa hal seperti :

• Level kompetisi di pasar dan ekspektasi pelanggan
• Keunggulan komparatif yang dimiliki perusahaan
• Strategi bisnis dan objective perusahaan
• Proses bisnis eksis dan rencana perubahan proses bisnis
• Prioritas bisnis dan prioritas objective perusahaan
• Target bisnis

3.  Analisa People

Mencakup beberapa hal, seperti :

• Komitment manajemen dalam implementasi ERP.
• Unit atau orang yang terlibat dalam implementasi ERP
• Komitment orang yang terlibat dalam tim implementasi ERP
• Harapan dan kebutuhan end user dari implementasi ERP
• Penghragaan manajemen terhadap kesuksesan implementasi ERP
• Keterlibatan konsultan dalam implementasi ERP dari awal hingga akhir.

4.  Analisa Infrastruktur

Mencakup beberapa hal, seperti :

• Kelengkapan infrastruktur (overall networks, permanent office systems, communication system dan auxiliary system)
• Ketersediaan anggaran dalam penyediaan infrastruktur.
• Kebutuhan infrastruktur untuk implementasi ERP

5.  Analisa Software

Mencakup beberapa hal, seperti :

• Fleksibilitas software ERP terhadap kondisi perusahaan.
• Daya dukung service dari vendor
• Analisa kebutuhan waktu

Part 3: the business Modules

1.      Fund Management (FM).

Tugas Fund Management Dana adalah :

·         Untuk membuat anggaran seluruh pendapatan relevan dan pengeluaran

·         Untuk Mengontrol gerakan dana di masa depan sesuai dengan anggaran terdistribusi

·         Untuk Mencegah anggaran yang berlebih.

2.      Material Management

Tujuan dari modul ini adalah mengoptimasi semua proses yang terkait dengan perencanaan,  pengadaan, pembelian hingga penyimpanan material. Manfaat yang diperoleh antara lain:

·         Otomasi evaluasi pemasok

·         Tingkat biaya pengadaan dan penyimpanan yang lebih rendah pada inventory dan manajemen pergudangan.

·         Terintegrasi dengan verifikasi penagihan (invoice)

3.      Sales & Distribution

Bertujuan untuk membantu meningkatkan efisiensi kegiatan operasional berkaitan dengan proses pengelolaan customer order (proses sales, shipping dan billing).

4.      Production Planning

Bertujuan untuk membantu proses perencanaan dan kontrol daripada kegiatan  produksi (manufacturing) suatu perusahaan.

5.      Controlling

`           Bertujuan untuk :

·         Sebagai pengendali capital investment.

·         Sebagai pengendali aktivitas keuangan perusahaan, memonitor dan merencanakan  pembayaran

·         Sebagai pengendali pendanaan terhadap pembelian, pengadaan dan penggunaan dana di setiap area

·         Sebagai pengendali biaya dan profit berdasarkan semua aktivitas perusahaan

6.      Financial Accounting

Bertujuan untuk :

·         Menyediakan pengukuran berkelanjutan terhadap keuntungan perusahaan.

·         Mengukur kinerja keuangan perusahaan, berdasarkan pada data transaksi intenal maupun eksternal.

·         Menyediakan dokumen keuangan yang mampu melacak (mengaudit) setiap angka yang terdapat dalam suatu laporan keuangan hingga ke data transaksi awalnya

Part 4: The ERP Market

1.SAP.AG
SAP AG adalah perusahaan penyedia dan konsultan software yang didirikan di Jerman pada tahun 1972. SAP adalah singkatan dari “Systeme, Andwendugen, Produkte in der Datenverarbeitung”, yang jika diterjemahkan ke dalam bahasa Inggris menjadi Systems, Applications, Products in Data Processing. SAP terdiri atas beberapa modul yang saling terintegrasi. Produk utamanya meliputi SAP ERP Enterprise Core, yang merupakan solusi aplikasi ERP, dan SAP Business Suite, yang merupakan paket solusi aplikasi e-bisnis dan berbagai aplikasi lainnya, seperti SAP CRM (Customer Relationship Management), SAP SCM (Supply Chain Management), SAP SRM (Supplier Relationship Management), dan SAP PLM (Product Lifecycle Management). Pengguna SAP kebanyakan adalah perusahaan berukuran menengah ke besar, dengan 80% merupakan pengguna SAP ERP dan 20% sisanya menggunakan solusi SAP lainnya. Untuk pasar ERP, SAP merupakan pemimpin pasar di dunia dengan penggunaan pasar lebih dari 65%. SAP kini juga menyediakan paket solusi ERP untuk perusahaan kecil menengah, yaitu SAP Bussiness One dan SAP All-in-one.

Fungsi-fungsi utama yang terdapat pada SAP ERP, antara lain:
a.       Akuntasi biaya: general ledger, account receivable, account payable, dan lain-lain.
b.      Akuntansi manajemen: cost centers, profitability analysis, dan sebagainya.
c.       Penjualan
d.      Distribusi
e.       Manufaktur
f.       Perencanaan Produksi
g.      Pengadaan
h.      Sumber Daya Manusia
i.        Penggajian

Saat ini SAP banyak digunakan oleh beberapa perusahaan besar,dalam berbagai bentuk kombinasi modul, fitur atau fasilitas. Perusahaan tersebut antara lain: Garuda Indonesia, Telkom, PLN, Pertamina, Astra  Internasional, Astra Honda Motor, Indofood, Aqua Danone, Bentoel Prima, Bank Mandiri, dan lain-lain.
Keunggulan
a.       Tingkatan set fitur dan fungsionalitas perangkat lunak
b.      Perangkat Lunak fleksibilitas dan konfigurabilitas ekstrim
c.       Workflow dan otomatisasi proses bisnis
d.      Skalabilitas untuk mengakomodasi perusahaan pelanggan dan pemerintah terbesar di dunia.
Kelemahan

a.       Perangkat Lunak kompleksitas baik dalam pelaksanaan dan pemanfaatan implementasi
b.       Biaya perangkat lunak yang tinggi, terutama ketika mengakui jasa profesional yang tinggi dan biaya pemeliharaan
c.       Sulit dan implementasi aplikasi perangkat lunak risiko tinggi
d.      Tingginya biaya perawatan perangkat lunak berulang dan biaya upgrade software
e.       Waktu untuk menyebarkan
f.        Akses data.

2.      Oracle/People Soft/J.D. Edwards
Oracle Corporation merupakan perusahaan software yang mengembangkan, membuat, memasarkan, mendistribusikan, dan melayani software database dan infrastruktur software. Software yang dipasarkan meliputi application server, software kolaborasi, dan pengembangan. Pada bulan Desember 2004, perusahaan ini mengakuisisi salah satu perusahaan pengembang sistem ERP terkemuka, yaitu PeopleSoft. Sebelumnya PeopleSoft mengakuisisi JD Edwards (termasuk salah satu perusahaan pengembang aplikasi ERP). Akuisisi software ini membuat Oracle mendukung berbagai jenis produk dan terus mengembangkan produk dan layanannya.
Pada Oracle secara umum terdapat beberapa aplikasi, khususnya yang terkait dengan aplikasi pendukung ERP, yaitu:
a.       Oracle E-Business Suite
Oracle E-Business Suite adalah paket aplikasi bisnis yang lengkap dan terintegrasi penuh yang dapat mendukung kebutuhan di berbagai fungsi bisnis perusahaan. Hamper semua paket aplikasi pada E-Business Suite dilengkapi fitur Business Intelligence untuk memudahkan perusahaan memantau kinerja masing-masing unit bisnis maupun kinerja perusahaan secara keseluruhan.
Kelompok aplikasi yang tersedia pada Oracle E – Business Suite adalah : Advanced Procurement, Contract, Corporate Performance Management and Daily Business Intelligence, Customer Data Management, Customer Relationship Management, Financials, Human Resource Management, Interaction Center, Logistic, Maintenance, Manufacturing, Marketing, Order Management, Product Lifecycle Management, Supply Chain Planning, dan Transportation Management.
b.      PeopleSoft Enterprise
PeopleSoft merupakan sebuah perusahaan software yang sudah cukup lama berkembang dan produknya sudah banyak digunakan oleh berbagai perusahaan terkemuka di seluruh dunia. Akuisisi PeopleSoft oleh Oracle makin menambah keberagaman produk Oracle dan memperluas dukungan  Oracle terhadap semua pengguna produknya, baik produk database maupun aplikasi.Paket produk hasil akuisisi dengan PeopleSOft adalah Oracle PeopleSoft Enterprise Application.Oracle,PeopleSoft, Enterprise, Application. Merupakan paket aplikasi yang dirancang untuk mendukung kebutuhan bisnis yang rumit. Aplikasi ini menyediakan solusi untuk bisnis dan industri, dan membantu organisasi meningkatkan kerjanya. Aplikasi Oracle PeopleSoft Enterprise Application dilengkapi dengan fitur integrasi layanan web untuk memudahkan berbagai lingkungan aplikasi berjalan secara mulus dan pemilihan infrastruktur teknologi yang fleksibel.
Modul-modul yang terdapat pada PeopleSoft Enterprise Application adalah Asset, Lifecycle Management,Performance Management, Campus Solution,CRM,Enterprise Enterprise Service Automation (project management), Financial Management, Human Capital Management, Supplier Relationship Management (SRM)/Procurement, Supply Chain Management, dan People Enterprise Tools and Technology (Peopletools).

c.       Oracle’s Siebel Customer Relationship Management ( CRM )
Siebel’s adalah salah satu perusahaan terkemuka yang memfokuskan produknya pada System yang mendukung Customer Relationship Management ( CRM ). Ketika diakuisisi oleh Orale’s , Siebel menempati urutan terdepan sebagai vendor penyedia aplikasi CRM. Akuisisi ini menghasilkan produk yang disebut dengan Oracle’s Siebel Customer Relationship Management (CRM). Oracle’s Siebel CRM terdiri atas kelompok aplikasi yang dirancang untuk membantu perusahaan mengelola relasi dengan konsumennya.aplikasi ini menyediakan kemampuan analisis prediktif terhadap data-data konsumen yang pernah bertransaksi dengan perusahaan . aplikasi ini di bangun menggunakan teknologi J2EE dan NET, terdiri dari kelompok modul sebagai berikut. BI Applications, Contact Center and Service, CRM Technology, Customer Data Integration, Enterprise Marketing, Partner Relationship Management, Quote and Order Capture Sales, Self-service and eBilling, and Siebel CRM on Demand.

d.      JD Edwards EnterpriseOne
JD Edwards EnterpriseOne adalah aplikasi terintegrasi yag merupakan paket software ER komprehensif, yang di bangun dilandasi oleh teknologi standard dan pengalaman yang mendalam di dunia industri. Paket aplikasi ini bersifat sangat fleksibel sehingga kita dapat memilih sendiri database, sistem operasi dan hardware apa yang akan digunakan sehngga solusi dapat dibangun berdasarkan kebutuhan dan kemampuan perusahaan. Saat ini paket JD Edward EnterpriseOne terdiri atas lebih dari 80 modul aplikasi yang mendukung berbagai jenis operasi bisnis. Beberapa kelompok modul yang terdapat dalam JD Edwards EnterpriseOne antara lain; Analytics, Capital Asset Management (HCM), Manufacturing, Order Management, Project Management, Real Estate and Home Contruction, Supply Chain Planning, Supply Chain Executin (Logistics), Supply Management (Procurement), dan Tools and Technology.

e.       JD Edwards World
JD Edwards World adalah salah satu paket solusi yang cukup fleksibel utuk mendukung integrasi dan pengembangan sistem, termasuk integrasi dengan sistem lama (legacy), implementasi modular (best of breed) dan produk pihak ketiga (bolt-on). Struktur aplikasi dibangun atas lima elemel fungsional, yaitu basis data , data warehouse, business object, pelaporan dan GUI (antar muka grafis ). Masing-masing elemen dapat disambung- sambungkan dengan berbagai altenatif konfigurasi sesuai kebutuhan. Target pengguna aplikasi JD Edwards World adalahbisnis skala menengah dan kecil. Kelompok aplikasi ini mulanya dikembangkan untuk platform IMB iSeries.
Saat ini JD Edwards World di lengkapi dengan modul-modul sebagai berikut: Distribution Management, Financial Management, Manufacturing Management, dan Crystal Report.

Keunggulan :
a.       Paling lengkap intelijen bisnis terpadu portofolio
·         Mencapai tampilan end-to-end di semua lini bisnis Anda
·         Mendorong kinerja dengan informasi keuangan dan operasional yang konsisten
·         Memberikan setiap karyawan dengan yang relevan, informasi lengkap disesuaikan dengan peran mereka
b.      Platform yang paling mudah beradaptasi bisnis global
·         Mengoperasikan global sekaligus mematuhi lokal
·         Memperpanjang proses bisnis global dengan Oracle Aplikasi Integrasi Arsitektur
·         Dukungan operasi global Anda
c.       Strategi aplikasi yang berfokus pada pelanggan
·         Melindungi nilai investasi yang ada
·         Memperluas nilai dari aplikasi Anda
·          Berkembang Anda ke generasi berikutnya Kelemahan :
a.       Pertentangan antara layanan Oracle dan integrator sistem utama
b.      Sering hubungan bisnis yang kompleks dengan system integrator
c.       Beroperasi pada satu database
d.      Suite produk HR masih jatuh tempo

Part 5: Present and Future

Electronic Commerce (E-Commerce) didefinisikan sebagai proses pembelian dan penjualan produk, jasa dan informasi yang dilakukan secara elektronik dengan memanfaatkan jaringan komputer. Salah satu jaringan yang digunakan adalah internet.
Pertukaran informasi dalam E-Commerce dilakukan dalam format digital sehingga kebutuhan akan pengiriman data dalam bentuk cetak dapat dihilangkan. Dengan menggunakan sistem komputer yang saling terhubung melalui jaringan telekomunikasi, transaksi bisnis dapat dilakukan secara otomatis dan dalam waktu yang singkat. Akibatnya informasi yang dibutuhkan untuk keperluan transaksi bisnis tersedia pada saat diperlukan. Dengan melakukan bisnis secara elektronik, perusahaan dapat menekan biaya yang harus dikeluarkan untuk keperluan pengiriman informasi. Proses transaksi yang berlangsung secara cepat juga mengakibatkan meningkatnya produktifitas perusahaan.
Dengan menggunakan teknologi informasi, E-Commerce dapat dijadikan sebagai solusi untuk membantu perusahaan dalam mengembangkan perusahaan dan menghadapi tekanan bisnis. Tingginya tekanan bisnis yang muncul akibat tingginya tingkat persaingan mengharuskan perusahaan untuk dapat memberikan respon. Penggunaan E-Commerce dapat meningkatkan efisiensi biaya dan produktifitas perusahaan, sehingga dapat meningkatkan kemampuan perusahaan dalam bersaing.
Adapun proses yang terdapat dalam E-Commerce adalah sebagai berikut :

1. Presentasi electronis (Pembuatan Website) untuk produk dan layanan.

2. Pemesanan secara langsung dan tersedianya tagihan.

3. Secar otomatis account pelanggan dapat secara aman (baik nomor rekening maupun nomor kartu kredit).

4. Pembayaran yang dilakukan secara langsung (online) dan penanganan transaksi.

ERP Akan Lebih Mendukung Customer Service

Sesuai dengan konsep ‘Customer is King’, maka industri manufaktur tidak cukup hanya untuk menghasilkan produk-produk dengan harga murah yang bermutu tinggi. Suatu industri seharusnya juga memberikan nilai tambah dalam bentuk Customer Service. Meskipun dua produk mempunyai mutu dan harga yang sama, konsumen akan lebih memilih untuk membeli produk dari perusahaan yang dapat memberikan customer service yang lebih baik.

Untuk memenuhi tuntutan yang tercantum diatas, ERP tidak hanya harus lebih bersifat Customer-oriented, tetapi seharusnya juga dapat melakukan perencanaan produksi berdasarkan supply-chain (jalinan suplai) yang melibatkan input dari konsumen sekaligus dari pemasok. Dalam hal ini, baik pemasok internal perusahaan maupun pemasok dari luar. Beberapa konsep yang telah diterapkan oleh beberapa vendor ERP antara lain Sales Force Automation, Sales Order Configuration, Customer Care, Advance Planning & Scheduling dan Help Desk.

ERP Akan Bisa Mendukung Industri yang Spesifik

Industri manufaktur tidak lagi menjadi satu-satunya industri yang memerlukan ERP. Kita telah bisa lihat bahwa industri spesifik seperti Telekomunikasi, Multi-level Marketing, Perusahaan Listrik atau Pertambangan dapat menggunakan ERP. Juga semakin sering terlihat adalah industri jasa (Service) seperti perhotelan, rumah sakit, perbankan, asuransi yang juga menggunakan ERP.

Tidak mengherankan jika suatu saat, sekolah, departemen kehakiman, departemen pertahanan, bahkan suatu badan pemerintahaan seperti kantor gubernuran juga dapat menggunakan ERP. Dengan segala keterbatasan sumber daya dari ERP vendor, maka feature yang dirancang untuk sebuah industri spesifik akan terbatas juga. Ada ERP yang lebih cocok untuk industri A, ada yang untuk industri B, namun tidak mungkin ada ERP yang cocok untuk semua industri. Akan menjadi seberapa spesifikkah? ERP vendor akan selalu mencari titik keseimbangan agar produknya tidak menjadi terlalu spesifik sampai tidak diterima oleh industri secara luas . Industri sebaiknya berhati-hati dalam memilih ERP yang cocok.