IMPLEMENTING A PERFORMANCE MANAGEMENT SYSTEM

IMPLEMENTING A PERFORMANCE MANAGEMENT SYSTEM

Preparation:

Communication, Appeals Process, Training Programs, and Pilot Testing

Implementasi dari sebuah sistem yang sukses memerlukan pemahaman yang jelas tentang bagaimana system itu bekerja dan tentang manfaat dari berbagai perspektif yang berbeda. Atau dengan kata lain kesuksesan implementasi memerlukan dukungan dan pengakuan dari organisasi. Itu berarti bahwa setiap bagian atau unit dari organisasi memerlukan individu-individu yang memiliki pengetahuan dan dukungan terhadap system tersebut. Sebelum sebuah sistem diluncurkan, maka harus terlebih dahulu mengimplementasikan communication plan. Sebagai bagian dari preparation, sebelum sistemnya diluncurkan, raters dilatih terlebih dahulu untuk mengobservasi dan mengevaluasi kinerja serta untuk memberikan feedback. Baru kemudian sistem diuji coba dan diluncurkan. Dengan demikian setelah system diuji coba dan diluncurkan kita dapat mengetahui apa saja yang didapat dari uji coba system tersebut untuk dievaluasi kembali system yang telah dilakukan benar ata adanya kesalahan dan apa yang harus dilakukan untuk memperbaiki system tersebut agar lebih baik.

Communication Plan

Pada organisasi suatu communication plan sangat penting keberedaannya, karena dalam communication plan bertujuan agar organisasi dapat lebih mengetahui informasi dan pengetahuan bagi karyawannya yang bertujuan utamanya untuk mendapatkan dukungan dari semua pihak yang terlibat dalam sebuah system.

Suatu rencana komunikasi yang baik harus dapat menjawab pertanyaan seperti berikut:

1.      Apakah manajemen kinerja?

Untuk menjawab suatu pertanyaan tersebut harus memiliki informasi yang jelas terhadap management performance dan bagaimana performance management system diimplementasikan di organisasi dan apa tujuan dari performance management system tersebut.

2.      Apakah kinerja manajemen cocok dalam strategi kita?

Untuk menjawab pertanyaan ini, kita harus menyediakan informasi tentang hubungan performance management dengan strategic planning.

3.      Apa keuuntung yang didapat bagi saya?

      Suatu rencana komunikasi yang baik menggambarkan manfaat menerapkan management kinerja pada hubungan antara manajemen kinerja untuk semua yang terlibat. Suatu rencana komunikasi yang baik menggambarkan manfaat menerapkan management kinerja pada hubungan antara manajemen kinerja untuk semua yang terlibat.

4.      Bagaimana cara  bekerjanya?

Untuk menjawab pertanyaan ini memerlukan deskripsi yang detail dari performance management process dan time line.

5.      Apa tanggung jawab saya?

6.      Communication plan seharusnya memuat informasi tentang hubungan antara PM dengan initiatives dan sistem lainnya seperti pelatihan, promosi dan succession planning.

Ada 3 bias yang mempengaruhi communication plan yaitu :

v  Persepsi Seleksi kecenderungan untuk mengungkapkan pikiran kita hanya untuk ide-ide yang telah kita setujui.

v  Persepsi selektif adalah kecenderungan untuk melihat sepotong informasi sebagai makna apa yang kita ingin itu berarti meskipun informasi, sebagaimana dimaksud dalam communicator, mungkin berarti sebaliknya.

v  Retensi selektif kecenderungan untuk mengingat hanya potongan informasi yang kita kita setujui.

Ada beberapa cara untuk meminimalkan dampak negatif dari bias, mempertimbangkan sebagai berikut:

v  Involve Employee

libatkan karyawan dalam membuat sistem dan support apa yang mereka buat.

v  Understand employee needs

mengerti kebutuhan employee dan mengidentifikasi bagaimana cara agar kebutuhan dapat bertemu dengan PM.

v  Strike first

menciptakan sikap yang positif dari PMS sebelum sikap rumor negatif  diciptakan.

v  Provide facts and consequences

memberikan fakta tentang sistem dan maksud dari sistem tersebut serta apa konsekuensinya.

v  Put it in writing

komunikasi yang tertulis lebih meyakinkan dan dapat dipercaya daripada komunikasi secara lisan. Buat dokumentasi yang tersedia secara online yang menggambarkan sistemnya.

v  Use multiple channels of communication­­

menggunakan metode komunikasi yang beragam seperti rapat, e-mail, paper communication.

v  Use credible communicators

gunakan sumber yang meyakinkan untuk mengkomunikasikan PMS.

v  Say it then say it again

ulang informasi secara berulang-ulang agar karyawan dapat menyerap informasi tersebut.

Appeals Process

Appeals process penting dalam memperoleh penerimaan karyawan untuk PMS karena membuat karyawan mengerti bahwa ada ketidaksetujuan dari performance rating yang kemudian diselesaikan dengan cara yang baik dan tidak bersifat pembalasan. Ketika appeals process dilakukan, karyawan harus mempunyai kemampuan dalam menjawab 2 pertanyaan yaitu judgemental (yang berhubungan dengan keadidan performance evaluation) dan administrative (Masalah yang berhubungan dengan kebijakan dan prosedur). Ketika permohonan(Appeals) diisi pertama kali, HR department berlaku sebagai mediator antara karyawan dan Supervisor. Appeals yang dikirim ke HR department dinamakan Level 1 atau Level A appeal. HR Department berada dalam posisi yang baik untuk menjudge ketika kebijakan dan prosedur diimplementasikan dengan baik dan juga merupakan informasi yang baik tentang pekerjaan yang bervariasi, level dari kinerja yang diharapkan, dan level dari performance karyawan lainnya yang berada di dalam unit atau organisasi. Jika supervisor tidak percaya corrective action dapat dilakukan dan permohonan dilanjutkan, maka arbitrator membuat keputusan yang bersifat final dan mengikat, yang disebut sebagai Level 2 atau Level B appeal. Arbitrator membuat panel yang terdiri dari peers dan managers yang mereview tentang case tersebut dan setelah itu voting untuk membuat keputusan.

Training Programs for Acqusition of Required Skills

Training raters adalah step lainnya yang diperlukan dalam menyediakan peluncuran PMS. Training tidak hanya menyediakan partisipan dalam PMS dengan keahlian yang diperlukan dan alat untuk mengimplementasikan pekerjaan, tetapi training juga membantu meningkatkan kepuasan dari system tersebut.

Program pelatihan yang dimasukan dalam penilaian adalah:

·         Alasan untuk menerapkan manajemen kinerja.

·         Informasi tentang formulir penilaian dan mekanik sistem.

·         Bagaimana mengidentifikasi dan peringkat kegiatan pekerjaan.

·         Bagaimana mengamati, merekam, dan mengukur kinerja.

·         Bagaimana meminimalkan kesalahan rating.

·         Bagaimana melakukan wawancara penilaian

·         Bagaimana melatih, nasihat, dan pelatihan.

Rater Error Training (RET)

RET bertujuan untuk membuat rater sadar akan rating error yang sering dibuat dan membantu mereka mengembangkan strategi untuk meminimalkan error. RET Program juga meliputi definisi dari typical error dan penyebab terjadinya error tersebut. Beberapa program mengajak trainee nya untuk melihat contoh dari error yang umum, mereview suggestion dan bagaimana untuk mencegah terjadinya error.

Kesalahan ini adalah :

·         Mirip dengan saya. Kesamaan menyebabkan daya tarik, jadi kita cenderung memilih mereka yang mirip dengan kita.

·         Kontras kesalahan. Kontras kesalahan terjadi ketika bahkan ketika sistem pengukuran mutlak di tempat.

·         Kelonggaran kesalahan. Kelonggaran kesalahan terjadi ketika penilai memberikan rating tinggi untuk sebagian besar karyawan atau semua. Dengan kata lain kelonggaran melibatkan inflasi rating buatan.

·         Keseriusan kesalahan. Keseriusan kesalahan terjadi ketika penilai memberikan penilaian rendah untuk sebagian besar karyawan atau semua.

·         Kecenderungan kesalahan Tengah. tendensi sentral kesalahan terjadi ketika penilai hanya menggunakan titik tengah pada skala rating dan menghindari penggunaan ekstrem.

·         Halo kesalahan. Halo kesalahan terjadi ketika penilai gagal untuk membedakan antara aspek yang berbeda dari kinerja yang dinilai.

·         Keutamaan kesalahan. Keutamaan kesalahan terjadi ketika evaluasi kinerja sangat dipengaruhi terutama oleh informasi yang dikumpulkan selama fase awal periode review.

Frame of Reference Training (FOR)

BO training adalah salah satu tipe dari program pelaksanaan untuk meminimasi ketidaksengajaan rating errors. BO berfokus pada raters observe, store (penyimpanan), recall, dan menggunakkan informasi dari performance. BO training membantu memperbaiki skill pengukuran performance bagi para trainer.

Contoh BO training adalah cara penggunaan observational aids seperti buku yang dapat membantu mengingatkan perkembangan kinerja karyawan telah berkembang atau tidak. Orang kanada telah menemukan bahwa dengan menggabungkan FOR dan BO training akan mendapatkan hasil kerja yang terbaik 

FOR training adalah sesi penting dimana behavioral diobservasi dilihat kesalahannya, menghindari behavioral observation error seperti impression, stereotypes, dan hallo effect. Pada akhirnya para partisipan dilatih untuk pentingnya menyimpan catatan perilaku mereka pada subordinate mereka di periode tertentu.

Self-Leadership Training (SL)

Tujuan dari SL training adalah untuk meningkatkan kepercayaan diri para rater dalam kemampuannya untuk mengatur kinerja. SL training techniques adalah positive self talk, mental imagery, positive beliefs dan pola berfikir.

Langkah-langkah dalam SL Training adalah:

1.      Mengobservasi dan mengumpulkan pendapat-pendapat yang ada mengenai self talk, mental cara berfikir setiap pertisipan.

2.      Analisis hasil obesevasi tsb secara fungsional dan terkonstruksi

3.      Indentifikasi asumsi-asumsi yang ada dari analisis yang telah dilakukan

4.      Substitusikan pemikiran-pemikiran fungsional lainnya dalam situasi nyata.

5.      Tetap terus memonitor dan memelihara belief, self-verbalization, dan mental images disetiap waktu. 

Pilot testing

Sebelum PMS dilaksanakan secara formal, hal yang paling baik adalah mencobanya dahulu sehingga PMS tsb dapat digunakan sebagaimana yang dibutuhkan. Pilot testing membantu kita mendapatkan informasi  perspektif dari si pemakai sistem dan sebaik apa sistem itu bekerja, mempelajari kesulitan dan hambatan, serta reaksi seseorang apabila dilakukan test pengukuran.

Ongoing Monitoring and Evaluation

Ketika periode testing telah selesai dan PMS dilaksanakan secara formal, sangatlah penting menggunakan pengukuran yang jelas untuk memonitor dan mengevaluasi sistem. Dalam mengambilan keputusan harus mempertimbangkan soal: bagaimana mengevaluasi system secara efektif, bagaimana mengevaluasi secara menyeluruh system yang telah dilaksanakan karena system tersebut menghasilkan hasil yang saling mempengaruhi satu sama lain.

Beberapa pengukuran yang dapat digunakkan untuk memonitor dan mengevaluasi system:

a)      Number of individual evaluated

Yang paling dasar dari pengukuran adalah jumlah karyawan yang sebernarnya berpartisipasi dalam system.

b)      Distribution of performance ratings

Angka dari pengukuran haruslah pas, tidak boleh terlalu tinggi atau terlalu rendah. Karena dengan adanya penyimpangan tersebut dapat menyebabkan distrorsi dalam penilaian performance.

c)      Quality of information

Informasi yang disediakan pada awal dan akhir form.

d)      Quality of performance discussion meeting

Hasil survey dapat didistribusikan terhadap semua karyawan yang ikut berpartisipasi dalam sistem. Dari situ kita bisa mendapatkan feedback yang berguna untuk evaluasi PMS yang telah di implementasikan.

e)      System satisfaction

Keadilan, keakuratan, dan kegunaan dari PMS yang telah diimplementasikan telah disepakati oleh semua parstisipan.

f)        Overall cost / benefit ratio

Semua partisipan me-rate overall cost VS benefit ratio dari PMS. Biasanya berupa pertanyaan kuisioner.

g)      Unit-level and organization-level performance

co: customer satsifaction yang menilai unit level yang melayaninya